Программное обеспечение для агентств. Автоматизация турагентства: выбираем облачную CRM-систему

CRM-система Битрикс24 - комплексный набор инструментов для того чтобы средства и силы, затраченные на привлечение клиента, не пропали даром.

Автоматическое заведение «лида» (или потенциального клиента) с любой точки контакта – телефон, e-mail, личная встреча. Вы не пропустите потенциального клиента – CRM в Битрикс24 автоматически заводит задачу на менеджера даже по пропущенным звонкам.
Звонки клиентам на мобильные или стационарные телефоны из CRM без отрыва от повседневных задач. IP-телефония в Битрикс24 уже настроена и обходится дешевле, чем большинство аналогичных сервисов. Все входящие и исходящие телефонные разговоры записываются и сохраняются в карточке клиента.
Информация по каждому клиенту всегда под рукой: переписка, заказанные туры, примечания и предпочтения клиента. С такими возможностями вы можете подбирать туры клиенту, предугадывая желания. Да с вами просто приятно иметь дело!
Работа с CRM очень удобна для сферы туризма: напоминает менеджерам о необходимости позвонить клиенту, предупредить о скидках и акциях, отправить документы или счет, забронировать гостиницу или экскурсию.
Если менеджер уволился, вы легко можете передать клиента другому сотруднику – ведь у него есть вся информация для работы, можно подключиться на любом этапе продаж.

Яркий и удобный интерфейс, наличие визуальных подсказок и цветной графики
Рабочий стол турагента - быстрый доступ к заказам и клиентам
Ввод данных по строке с поиском по первым буквам
Быстрый поиск по туристам и заказам тура
Быстрый ввод заказа, услуг и клиентов
Возможность заполнения минимума необходимых полей

Автоматический контроль сроков действия паспортов
Удобное занесение стоимости, скидки и комиссии как для пакетных так и для групповых туров
Сохранение файлов анкет, фотографий, договоров и прочее прямо к клиентам, поставщикам и заказам.
Быстрый прием оплат и работа с кассой
Быстрая Печать договоров, Приходных и расходных кассовых ордеров, заявок поставщикам.

Современный, функциональный интерфейс

Менеджеры являются основными пользователями программы в турагентстве, поэтому именно о них мы думали в первую очередь при проектировании интерфейсов и функционала программы. Мы прислушивались долгие годы к их пожеланиям и постоянно продолжаем дорабатывать программу под турагентов.

Интерфейс программы автоматизации турагентства «сайт » - функциональный и богатый визуальными подсказками, используются выделения цветом и графические элементы. Например, списки заказов сразу отображают процент оплаты клиентом в виде иконки, а аннулированные туры и подтвержденные туры выделены цветом. Выбор строки заказа тура отображает сразу в панели быстрого просмотра основные данные по заказу и клиенту. Также и выбор платежа в списке документов по кассе показывает не только плательщика, но и сумму денег в кассе на момент платежа.

Создание заказа за 4 минуты

Основным экраном для турагента в программе безусловно является заказ тура, поскольку именно в нем происходит большая часть работы менеджера. Поэтому этот экран постоянно менялся в разных версиях нашей программы и версия, представленная в текущем релизе, максимально упрощена для ускорения создания заказа.

В программе для турагентства сайт согласно нашим замерам скорость создания заказа составляет всего 5 минут , включая заведение туристов и справочников услуг, печать договора и прием оплаты от клиента. Мы считаем это безусловным достижением, но при постоянной работе в программе и это время менеджер турагентства может сократить.

Проверки обязательности полей и правильности данных

Программа настроена так, что минимум полей заказа является обязательным, однако в рамках внедрений системы для сетей агентств мы можем настроить и отдельные правила. Программа автоматически помогает турагенту в проверке правильности заполнения полей: проверяет срок действия паспорта и корректность дат начала и окончания тура и услуг, выдавая соответствующие подсказки менеджеру.

Также для ускорения основные поля заказа заполняются на основании вводимых услуг. Например, заказчик тура заполняется из первого туриста, а даты тура и направление из услуг. При этом заказчика, направление, даты, при необходимости, можно потом поменять также быстро.

Печать всех документов из программы, включая договор и ПКО

По оформленному в программе для турагентства заказу, вы сможете распечатать договор с клиентом. Причем в договор выйдут все детали по услугам, которые вы заполнили, а также все реквизиты Вашей компании и заказчика. Каждый договор печатается индивидуально для сотрудника и в него выводятся данные о доверенности каждого конкретного менеджера заводившего заказ. Таким образом, получаемый документ сразу готов к печати. Есть возможность сохранить договор как файл в MS Word или MS Excel себе на компьютер.

Точно также как печать договора Вы сможете распечатать приходный кассовый ордер по оплате клиента или расходный кассовый ордер по возврату. Для инкассации предусмотрена отдельная форма с выводом детализации по операциям кассы, передаваемым инкассаторам. Именно так и должна работать программа автоматизации турагентства - все документы и бланки только из нее.

Возможности веб-платформы сайт

В то время как другие программы автоматизации турагентств добавляют в презентации своих новых релизов новые фильтры и новые поля, система сайт дает базово такие возможности, разработка которые в других продуктах будет стоить дороже их самих. Например, возможности фильтрации списков и поиска по спискам по любым полям или современные поля поиска в выпадающих списках сразу по первым буквам. А также многие другие возможности, такие как: кнопка добавить копированием; сортировка по столбцам списков; возможность изменения границ форм; калькулятор для ввода цифр; вывод списков в xls; панель истории последних действий; прозрачная подгрузка данных для списков при перемотке, а не постраничной навигации.

Все документы по клиенту, заказу и поставщику в одном месте - в программе

Турагентству постоянно приходится обрабатывать потоки документов от клиентов на визу и на оформление туров. Очень часто все это сохраняется по пакам на дисках или на рабочих столах и часто теряется. Когда клиент повторно приходит к Вам в офис, вы уже не можете найти его документы и заново сканируете и обрезаете фотографии и паспорта. В системе автоматизации турагентства сайт предусмотрено вложение любых файлов к клиентам, к поставщикам, к заказам туров и договорам с поставщиками. Все и всегда будет у вас под рукой, и в то же время в безопасном и надежном хранилище.

Возможности туроператора теперь доступны и для агентств

Для турагентств в программе предусмотрен расширенный способ заведения стоимости услуг, ранее доступный только в туроператорских системах: стоимость можно указать за день, ночь или за период, за всех или за каждого туриста отдельно - все это система сама сложит и отобразит результат. Скидка клиенту за услугу также может вводиться и в процентах и в абсолютном значении. Таким образом, максимально удобно заводить любой тип пакета: от индивидуального до стандартного.

Еще одной особенностью программы для удобства работы с групповыми и корпоративными клиентами, является возможность заводить в один заказ несколько номеров и услуги от разных поставщиков.

Вся информация на рабочем столе

Рабочее место турагента в программе сайт специально спроектировано и организовано для быстрого доступа к основным функциям в работе: работа с клиентами и заказами, контроль оплаты клиентами и поставщикам, контроль сбора и выдачи документов. Подобное наглядное представление помогает увеличить качество работы, поскольку ни один клиент и заказ не останутся незабытыми. Менеджеры смогут, не записывая в тетрадях, всегда контролировать заказы, требующие оплаты, получение и передачу документов на визу, выдачу пакетов документов клиентам в офисе и аэропорту. Не останутся забытыми дни рождения клиентов или клиенты совершившие поездки в прошлом году и еще не обратившиеся к вам офис за повторным туром в те же примерные даты. Это лишь малый перечень возможностей в программе автоматизации турагентства сайт , которые облегчат работу турфирмам.

Все отправленные сообщения сохраняются в истории взаимодействия с клиентом, и менеджер турагентств никогда не забудет о том, напомнили клиенту или нет о чем либо. Однако мы рекомендуем использовать sms рассылки лишь как дополнительный способ информирования клиента, и в случае важной информации всегда звонить клиенту по телефону, а sms отправлять лишь для напоминания договоренностей.

ПК «Мастер-Тур» - программа для туроператоров

Программный комплекс (ПК) «Мастер-Тур», предназначенный для автоматизации деятельности туроператоров, разрабатывается и поддерживается с 1995 года. На сегодняшний день «Мастер-Тур» установлен в 70% туристических компаний России и стран СНГ. Непрерывное развитие «Мастер-Тур» соответствует изменяющимся потребностям туристического рынка.

ПК «Мастер-Тур» охватывает все основные аспекты деятельности туроператора - от создания прайс-листа и каталогов до реализации тур- продукта, от расчета реальной себестоимости до ведения взаиморасчетов с поставщиками, от оперативного учета до управленческого. При работе с «Мастер-Тур» есть вся необходимая информация о клиентах, партнерах и взаиморасчетах с ними.

Особенность и уникальность ПК «Мастер-Тур» состоит в наличии вней гибких настроек, которые позволяют эффективно работать с ПК:

? многопрофильным туроператорам по разным направлениям;
? операторам, работающим с индивидуальными туристами;
? компаниям, занимающимся круизами и автобусными турами;
? небольшим гостиницам и пансионатам.

Достоинства «Мастер-Тур» для туроператоров:

? позволяет максимально сократить трудозатраты при оформлении путевки и дальнейшем ведении клиента;
? обладает простым интерфейсом, близким к линейке стандартных продуктов фирмы Microsoft;
? возможность работать с программой в удаленном доступе в реальном времени (через TCP/IP);
? все режимы программы связаны между собой (например, во время оформления тура менеджер может обратиться к базе данных партнеров);
? в программе реализована возможность удаленного доступа агентство - оператор, что позволяет менеджеру туристического агентства, присоединившись к серверу туроператора, оценить наличие свободных мест и произвести бронирование;
? в программу входят около 40 необходимых документов и отчетов - это всевозможные списки, листы бронирования, туристические путевки, листы расселения (румминг листы), статистические отчеты, анкеты в посольства и другие отчеты, внешний вид которых легко настраивается;
? есть готовые решения по взаимосвязи с офисом принимающей компании «Мастер-Interlook»;
? готовый интернет-магазин на базе «Мастер-Тур» - «Мастер-Web»;
? взаимосвязь с программой для туристических агентств «Мастер- Агент»;
? большие возможности по расширению программы и надстроек (создание новых отчетов, связь с 1C).

Основные функции и возможности «Мастер-Тур». ПК позволяет реализовать все функции, необходимые для автоматизации туристической компании. ПК «Мастер-Тур» позволяет:

? формировать турпродукт (рис. 23);
? готовить специальные предложения с фиксированными или плавающими наценками и скидками;
? просчитывать ожидаемую прибыль по туру и размер комиссионных агенту;
? рассчитывать бонусы для агентств;
? аннулировать заказы с удержанием штрафных санкций;
? контролировать информацию о договорах и сроках их завершения;
? использовать службу сообщений и предупреждений при работе с агентствами;
? пользоваться гибкой системой создания правил начисления комиссии агентству;
? оформлять любое число туристов на любой тур в одну или несколько турпутевок;

Рис. 23.

? контролировать оформление документов для виз и сроки подачи клиентами документов в консульство;
? распечатывать пакет необходимых документов (путевки, списки туристов, ваучеры, списки в посольства, финансовые отчетные формы и т.д. Все отчеты формируются в любом из выбранных форматов: RTF, XLS, PDF, HTML);
? контролировать проведение тура;
? производить быструю выдачу документов с использованием штрих кодов и сканера;
? автоматически вносить данные туристов при использовании сканеров паспортов;
? контролировать загрузку услуг с возможностью сортировки по городу вылета;
? квотировать и отслеживать загрузку любой услуги, составляющей тур, что исключает возможность перепродаж (рис. 24);

Рис. 24.

? отслеживать ход оплаты но туру и оценивать текущее финансовое состояние фирмы;
? вносить депозитные платежи;
? оформлять платежи по курсу на дату создания заявки, дату оплаты или дату подтверждения заявки;
? определять правила нумерации для каждого типа документа;
? определять стоимость услуг в различных валютах;
? рассылать сообщения по E-Mail;
? отображать схему транспортного средства но местам с фиксированием места за туристом;
? отображать номерной фонд но этажам для отелей или палубам для судов и паромов;
? настраивать нрава доступа к различным функциональным блокам программы;
? использовать англоязычный интерфейс для иностранных партнеров;
? учитывать данные компании о финансовых гарантиях.

Современный уровень развития турбизнеса и жесткая конкуренция в этой области придают особую важность информационным системам туристических фирм. Функциональные возможности этих систем должны обеспечивать ввод, редактирование и хранение информации о турах, гостиницах, клиентах, о состоянии заявок, предусматривать вывод информации в форме различных документов: анкет, ваучеров, списков туристов, описаний туров, гостиниц, рассчитывать стоимость туров с учетом курса валют, скидок, контролировать оплату туров, формирование финансовой отчетности, экспорт-импорт данных в другие программные продукты (Word, Excel, бухгалтерские программы) и прочие возможности. Эти системы не только ускоряют процесс расчетов и формирования документов, но и могут уменьшать стоимость услуг (турпакета).

Как известно, программное обеспечение (ПО) - это компьютерные программы и данные, предназначенные для решения определенного круга задач и хранящиеся на машинных носителях. Системное ПО - основа работы компьютера, операционная система (Windows и др.), затем к нему добавляется прикладное ПО - набор различных компьютерных программ, выбор которых зависит от специфики деятельности (текстовые и графические редакторы, программы для работы со звуком и изображением и т.д.). Прикладное ПО обычно делят на стандартное, которое можно использовать на большинстве предприятий независимо от сферы деятельности, и специальное / специализированное ПО.

К специальному ПО в отрасли туризма относят комплексные системы автоматизации деятельности туристской фирмы. Программные комплексы «Мастер-Тур», «САМО-Тур» и «САМО-ТурАгент», TurwinMultiPro, «Jack», «Сам себе тур», «Туроператор», «Тур1», «1С-Рарус: Турагентство».

Основной функционал перечисленных программ сводится к формированию и реализации тура, а именно:

* осуществление разнообразных операций для работы с данными;

* оптимизация и автоматизация управления туристическим предприятием с учетом контроля процесса продаж, изменений конъюнктуры рынка и т.д.;

* формирование различных туристических программ: групповых или индивидуальных, по одной или нескольким странам;

* определение порядка расчета тура;

* оперативное оформление заказов;

* автоматическое комплектование турпакета и формирование прайс-листов;

* создание справочников по любому сегменту туристского продукта;

* контроль загрузки рейсов и отелей с учетом квот мест;

К стандартному ПО относят пакеты офисных программ, а также компьютерные системы, позволяющие автоматизировать внутреннюю деятельность любого предприятия. Для туристической фирмы эти системы позволяют вести справочные базы данных по клиентам, партнерам, гостиницам, транспорту, посольствам, а также вести учет туров и платежей, прием заказов и работу с клиентами, формирование выходных документов, обеспечивать формирование бухгалтерской отчетности и импорт-экспорт данных в специализированные бухгалтерские программы, такие, как 1С и др.

С течением времени требования к автоматизации деловых процессов растут. И если когда-то ставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной вопрос - организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации.

Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, не только в сфере туризма, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления в туристской отрасли. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.

Системы электронного документооборота (системы управления электронными документами) формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария. Классифицировать СЭД можно по нескольким признакам (рис. 1).

Конечных приложений автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество. Вот несколько примеров:

регистрация корреспонденции (входящие, исходящие);

электронный архив документов;

согласование и утверждение ОРД;

контроль исполнения документов и поручений;

автоматизация договорного процесса;

управление библиотекой книг (bookmanagement);

библиотека регламентов управленческих процедур;

оформление командировок;

организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений;

система контроля выполнения должностных инструкций.

Рисунок 1. Классификация СЭД

Программа для турагентства WinTour Pro - инструмент для формирования туристического пакета. Она позволяет вести базу клиентов, производить расчет стоимости турпродукта на основании следующих данных: проживание, АВИА/ЖД, трансфер, виза, страховка, экскурсии, иные услуги. Кроме того, WinTour Pro позволяет вести взаиморасчеты с контрагентами турагентства. Выводит на печать следующие печатные формы, такие как договор реализации туристических услуг, приходный и расходный кассовый ордер, заявку на предоставление туристических услуг, счет-подтверждение, формирует отчеты.

WinTour Pro - это:

1. Конфиденциальность и безопасность важной для бизнеса информации. В программе с помощью сервиса прав доступа можно легко ограничить доступ сотрудника к отдельным функциям программы. Например, запретить исправлять уже введенные записи в программе. Или сделать недоступными формы справочников, которые не нужны сотруднику для работы (к примеру, форму «визы» скрыть от менеджера по региональному туризму).
2. Техническая поддержка on-line: по телефону, ICQ, электронной почте, на форуме и при помощи консультанта на сайте.
3. Доступная цена. Стоимость лицензии одной рабочей станции составляет от 3200 рублей.
4. Простота обучения сотрудников работы с программой.
5. Бесплатное обновление программы.

Для удобства работы в WinTour Pro реализовано большое количество справочников, включая: