Цель работы: научиться создавать формы в Word.
1 Создание формы.
2 Защита полей формы.
1 Создание формы
Формы (или бланки) - один из самых распространенных видов документов как в офисной и производственной деятельности, так и в повседневной жизни Всевозможные анкеты, ведомости, больничные листы, справки, читательские билеты, паспорта, зачётные книжки и др. являются различного рода формами.
Работа с общими формами дает преимущества доступности обоих типов форм в одной форме. Например, вы можете использовать часть таблицы для быстрого поиска записи, а затем использовать часть формы для просмотра или редактирования записи. Эти два представления подключены к одному источнику данных и всегда синхронизируются друг с другом.
Чтобы создать новую общую форму с помощью инструмента «Общая форма», в области переходов щелкните таблицу или запрос, содержащий данные, а затем на вкладке «Создать» выберите «Другие формы» и нажмите «Общая форма». При необходимости вы можете, например, настроить размер текстовых полей, чтобы они соответствовали данным в них.
Форма – это документ, содержащий постоянную и переменную части.
Постоянная часть – это неизменяемый текст, неизменяемые таблицы, рисунки, графика, рамки, заливка, линии разметки, стрелки, автофигуры и др.
Переменная часть – это пустые места (поля), в которые вводятся данные пользователя. Форма в общем похожа на шаблон, но отличается более широкими возможностями, поскольку эти пустые места могут быть заполнены не только текстом - в них можно также вставить текущие дату и время, таблицу, формулу для автоматического вычисления, поля-флажки, раскрывающиеся списки и др. Если мастера и шаблоны MS Word разрабатывались для создания бумажных документов, то форму предпочтительнее использовать в компьютерном, электронном виде и заполнять с помощью команд клавиатуры и мыши. На рис. 49 показан пример формы - анкеты офицера - выпускника военного факультета университета в электронном виде.
В статье о создании общей формы. Многоэлементная форма, также называемая непрерывной формой, полезна, когда вам нужно отображать несколько записей в форме с большей настройкой, чем таблицей данных. Вы можете создать его с помощью инструмента «Несколько элементов».
В области переходов щелкните таблицу или запрос, содержащий данные, которые вы хотите включить в форму. В представлении макета вы можете вносить изменения в дизайн формы при отображении данных. При необходимости вы можете, например, настроить размер текстовых полей, чтобы данные могли в них вписаться.
Анкета выпускника Военного факультета
Фамилия
Васильев
Иван
Отчество
Петр ович
муж жен
Отношение к воинской службе:
- военнообязанный
- невоеннообязанный
Дата рождения:
Род войск:
В разделе Создание формы с помощью инструмента «Несколько элементов». При работе со связанными данными, хранящимися в отдельных таблицах, часто необходимо отображать данные из нескольких таблиц или запросов в той же форме. Вы можете сделать это удобным способом с помощью подформ. Раздел «Создание формы с помощью субформы» для получения дополнительной информации. Форма навигации - это форма с навигационным управлением.
Создание нового шаблона для формы
На вкладке «Создать» в группе «Формы» нажмите «Навигация», затем выберите соответствующий стиль для формы навигации. Откройте базу данных, в которую вы хотите добавить навигационную форму. . В разделе «Создание формы навигации». Существует множество способов настройки форм. Некоторые из них могут помочь.
Артиллерия ▼
Рисунок 49 Формаанкеты офицера
Рисунок 50 - Вкладка Разработчик
Для этого:
Вкладка Разработчик содержит раздел Элементы управления , с помощью которых можно создавать в документах списки, флажки, переключатели и т.п.
Создание формы на основе шаблона
При работе с реляционными данными часто необходимо просмотреть несколько таблиц или запросов в одной и той же форме. Например, вы можете просмотреть данные клиента в таблице одновременно и информацию о заказе клиента в этой другой таблице. Субформа - это форма, встроенная в другую форму. Основная форма называется основной формой, а форма, включенная в форму, называется субформной.
Подформы особенно эффективны, когда вы хотите отображать данные из таблиц или запросов, имеющих отношения «один ко многим». Например, вы можете создать форму для отображения данных о сотрудниках и содержать подчиненную форму для отображения команд каждого сотрудника.
Редактор MS Word позволяет использовать три типа полей
Текстовые поля - прочерки которые можно заполнить текстом, числами, датой, временем или формулой для вычислений – создаются элементом Форматированный текст ( RTF ) или Обычный текст (строки 1,2,3 в анкете офицера).
Поля-флажки - маленькие квадраты в которые можно поставить крестик или галочку – элемент Флажок (строки 5,6).
Данные из таблицы «Сотрудники» являются «одной» частью отношений. В первичной форме отображаются данные из «одного» отношения. Подформация отображает данные из «многих» частей отношения. Основная форма и субформа этой формы связаны так, что в подформе отображаются только записи, связанные с текущей записью в основной форме.
Создание или добавление подформы
Следующая таблица определяет часть терминологии, связанную с подформами. Используйте следующую таблицу, чтобы определить, какая процедура наиболее подходит для вашей ситуации.
Создайте форму, содержащую подформу, с помощью Мастера форм
Эта процедура создает новую форму и субформную комбинацию с помощью Мастера форм. Это также самый быстрый способ начать работу, если вы еще не создали формы, которые хотите использовать в качестве основной или подформулярной формы.Поля-списки – раскрывающиеся списки элементовиз которых можно выбирать нужный – элемент Поле со списком, Раскрывающийся список (в анкете офицера списокВоинское звание раскрывается наЛейтенант, Старший лейтенант и Капитан , а списокРод войск – наАртиллерия, Пехота, Авиация ).
Параметры этих полей задаются с помощью клавиши Свойства из раздела Элементы управления . Предварительно создаваемый элемент нужно выделить.
Добавьте одну или несколько подформ в существующую форму с помощью Мастера подформ
Используйте эту процедуру для добавления одной или нескольких подформ в существующую форму. В области переходов щелкните правой кнопкой мыши форму и выберите команду «Просмотр проекта». На вкладке «Дизайн» в группе «Элементы управления» нажмите стрелку вниз, чтобы отобразить галерею «Органы управления», и убедитесь, что вы выбрали «Использовать экспертный контроль».
Создание подформы путем перетаскивания одной формы в другую
- Нажмите форму, в которую вы хотите поместить подформу.
- Следуйте инструкциям экспертов.
Кроме инструментов для полей раздел Элементы управления содержит элементы:
Выбор даты – вставляет текущую дату выбранного формата;
Управление содержимым рисунка;
Коллекция стандартных блоков документа (шапка, таблица, подпись и др.);
Инструменты для создания форм из предыдущих версий Word (Вставка рамки, полосы прокрутки, переключателя и др.);
В области переходов щелкните правой кнопкой мыши форму, которую вы хотите использовать в качестве основной формы, а затем нажмите «Просмотр макета». Перетащите форму, которую вы хотите использовать в качестве подформы из области переходов, в основную форму. Чтобы убедиться, что привязка выполнена успешно, на вкладке «Автозагрузка» в группе «Виды» нажмите «Просмотр», «Вид формы», а затем используйте селектор ввода основной формы для перехода по различным записям. Если подформация фильтруется правильно для каждого сотрудника, процедура завершается. Повторите этот шаг, чтобы добавить дополнительные формы в основную форму. . Вы должны вручную установить эти свойства, выполнив следующие действия.
Вкладка Разработчик содержит также раздел XML (позволяет применять к документу Word готовые схемы, шаблоны и структуры, раздел Защитить для защиты документа с помощью пароля и др.
Создание формы . Чтобы создать форму для просмотра и заполнения в Microsoft Word, нужно выполнить следующие действия:
1 Создать новый документ (с помощью кнопки Office \Создать или командойФайл \ Создать…, в окнеСоздание документа, выбрать разделСоздание документа \ Новый документ ).
Откройте подформу в новом окне в представлении проекта
Изменение представления по умолчанию для подформы
- Нажмите субформ, чтобы выбрать его.
- На вкладке «Проект» в группе «Инструменты» выберите «Подформат» в новом окне.
2 Ввести неизменяемую часть текста, предусмотрев пустые места для размещения полей формы.
3 На вкладке Разработчик в группеЭлементы управления нажать кнопкуРежим конструктора , затем поставить курсор на место вставки элемента.
А) Добавление тестового поля . Текстовое поле используется для ввода текста, чисел, даты, времени и формулы для вычислений. Для его вставки необходимо:
Б) Добавление флажка. ПолеФлажок используется для ответовДа илиНет . В анкете рис. 49 такими являются поля пунктов 4 и 5. Для вставки поля - типаФлажок нужно:
Поставить курсор на место вставки поля флажка, нажать кнопку Инструменты из предыдущих версий , затем кнопкуФлажок (рисунок 51) и на месте курсора появится пустой квадратик. Чтобы поставить в него крестик, нужно нажать кнопкуСвойства и в разделеСостояние по умолчанию щелкнуть по нужному кружку. здесь же можно задать его размеры.
Рисунок 51 – Вставка элемента Флажок
В) Поле раскрывающегося списка вставляется в форму, если нужно выбрать один из вариантов текста, который должен находиться в этом месте.
Создавать формы в Microsoft Word легко. Трудности начинаются, когда Вы решаете создать заполняемые формы, которые можно будет разослать людям, чтобы они их заполнили. В этом случае MS Word поможет решить вашу задачу: будь то форма для сбора информации о людях или опрос для получения обратной связи от пользователей о программном обеспечении или о новом товаре.
Включаем вкладку «Разработчик»
Чтобы создавать заполняемые формы, сначала нужно активировать вкладку Developer (Разработчик). Для этого откройте меню File (Файл) и кликните по команде Options (Параметры). В появившемся диалоговом окне откройте вкладку Customize Ribbon (Настроить ленту) и выберите Main Tabs (Основные вкладки) из выпадающего списка.
Поставьте галочку в строке Developer (Разработчик) и нажмите ОК .
Теперь на ленте появилась новая вкладка.
Быть или не быть Шаблону?
Есть два варианта, с которых можно начать создавать формы. Первый проще, при условии, что Вы подберёте подходящий шаблон. Чтобы найти шаблоны, откройте меню File (Файл) и нажмите New (Создать). Вы увидите множество шаблонов, готовых для скачивания. Остаётся лишь кликнуть по Forms (Формы) и отыскать нужный шаблон среди предложенных.
Когда найдёте подходящий шаблон, загрузите его и редактируйте форму, как пожелаете.
Это самый простой путь, но может случиться так, что Вы не найдёте подходящий шаблон среди предложенных. В этом случае можно создать форму из черновика. Сперва откройте настройки шаблонов, но вместо уже готовой формы выберите My Templates (Мои шаблоны).
Выберите Template (Шаблон) и кликните по ОК , чтобы создать чистый шаблон. В завершение нажмите Ctrl+S , чтобы сохранить документ. Назовём его Form Template 1 .
Наполняем форму элементами
Теперь у Вас есть пустой шаблон, значит уже можно добавлять информацию в форму. Форма, которую мы создадим в этом примере, – это простой опросник для сбора информации о людях, которые будут его заполнять. Первым делом вставьте основные вопросы. В нашем случае мы будем узнавать следующую информацию:
- Name (Имя) – обычный текст
- Age (Возраст) – раскрывающийся список
- D.O.B. (День Рождения) – выбор даты
- Sex (Пол) – чек-бокс
- Zip Code (Почтовый индекс) – обычный текст
- Phone Number (Номер телефона) – обычный текст
- Favorite Primary Color and why (Какой любимый цвет и почему) – поле со списком
- Best Pizza Toppings (Любимая начинка пиццы) – чек-бокс и обычный текст
- What is your dream job and why? Limit your answer to 200 words (О какой работе Вы мечтаете и почему) – форматированный текст
- What type of vehicle do you drive? (Какой у Вас автомобиль) – обычный текст
Чтобы приступить к созданию различных вариантов элементов управления, откройте вкладку Developer (Разработчик), которую Вы добавили ранее, и в разделе Controls (Элементы управления) выберите Design Mode (Режим конструктора).
Текстовые блоки
Для любых вопросов, требующих ответа в форме текста, можно вставить текстовые блоки. Это делается при помощи:
- Rich Text Content Control (Элемент управления содержимым "форматированный текст") - пользователь может настраивать форматирование
- Plain Text Content Control (Элемент управления содержимым "обычный текст") - допускается только обычный текст без форматирования.
Давайте создадим поле для ответа форматированным текстом на вопрос 9, а затем поле для ответа обычным текстом на вопросы 1, 5, 6 и 10.
Не забывайте, что можно изменять текст в поле элемента управления содержимым, чтобы он соответствовал вопросу. Для этого кликните по полю и введите текст. Результат показан на изображении выше.
Добавляем выбор даты
Если Вам нужно добавить дату, можно вставить Date Picker Content Control (Элемент управления содержимым "выбор даты"). Используем этот элемент для вопроса 3.
Вставляем раскрывающийся список
Для вопросов, подразумевающих единственный ответ (например, вопрос 2), удобно использовать раскрывающийся список. Вставим простой список и заполним его возрастными диапазонами. Разместите поле элемента управления содержимым, кликните по нему правой кнопкой мыши и выберите пункт Properties (Свойства). В появившемся диалоговом окне Content Control Properties (Свойства элемента управления содержимым) нажмите Add (Добавить), чтобы добавить в список возрастные диапазоны.
Когда закончите, у Вас должно получиться примерно то, что изображено на рисунке ниже. При этом режим конструктора нужно отключить!
Ещё можно использовать Combo Box (Поле со списком), в котором легко составить список из любых нужных элементов. При необходимости пользователь сможет ввести дополнительный текст. Давайте вставим поле со списком для вопроса 7. Так как мы будем использовать этот элемент, пользователи смогут выбрать один из предложенных вариантов и ввести ответ, почему им нравится выбранный цвет.
Вставляем чек-боксы
Для ответа на четвёртый вопрос вставим чек-боксы. Для начала нужно ввести варианты ответов (male – мужчина; female – женщина). Затем добавить элемент управления содержимым Check box (Флажок) рядом с каждым вариантом ответа:
Повторите это действие для любого вопроса, который подразумевает один или несколько вариантов ответа. Мы добавим чек-бокс к ответу на вопрос 8. Кроме того, чтобы пользователь мог указать вариант начинки пиццы, которого нет в списке, мы добавим элемент управления содержимым Plain Text (Обычный текст).
В заключение
Готовая пустая форма с включённым и с выключенным режимом конструктора должна выглядеть, как на рисунках ниже.
Режим конструктора включен:
Режим конструктора выключен:
Поздравляем! Вы только что освоили основные приёмы создания интерактивных форм. Вы можете отправить файл DOTX людям, и когда они его запустят, он автоматически откроется как обычный документ Word, который можно заполнить и отправить обратно.
