РАЗРАБОТКА ЭЛЕКТРОННЫХ ФОРМ В MICROSOFT WORD

Цель работы:

изучить технологию создания электронных форм на основе шаблона;

научиться вставлять в документ поля формы различных типов, устанавливать защиту формы.

Методические указания:

Изучите теоретический материал, запишите основные определения.

Шаблоны и стили оформления. Создание электронных форм

Ниже мы покажем вам три простых метода. Шаг 2: Нажмите «Вид» в строке меню, а затем на «Панели инструментов». Выберите «Элементы управления формой» в контекстном меню. Шаг 3: Теперь открывается панель инструментов. Нажмите на значок «Текстовое поле».


Шаг 4: Используйте курсор для установки длины и ширины текстового поля. Вы можете напрямую потянуть позицию.







Нажмите в поле ввода, а затем вы можете ввести текст.


Поэтому перед сохранением вы должны сами заполнить поля формы.


Шаг 2: Выберите «Из существующего документа» и нажмите «Далее». Вы можете настроить поля формы по своему вкусу. Здесь мы расскажем вам, как их создавать.

Оборудование и ПО: ПК, инструкционная карта, текстовый редактор Microsoft Word 2010.

Изучите методику выполнения работы и выполните задания.

Краткие теоретические сведения

Электронная форма ― это воплощенный в текстовом редакторе документ-бланк с отпечатанной (постоянной) частью и полями для заполнения от руки. Аналогом электронных форм являются бумажные бланки. На любом бланке, кроме постоянного текста есть графы, куда нужно вписывать конкретные сведения или осуществлять выбор из имеющихся данных. Подобные графы - поля предусмотрены и в электронных формах.

Форма в приложении Microsoft Word создается на основе шаблона, который позволяет другим пользователям заполнить электронную форму, используя встроенные элементы управления. Шаблон - это документ, используемый в качестве образца для создания новых документов. Шаблоны используются для унификации структуры и внешнего вида документов.

Этапы создания формы:

Создать документ-шаблон.

Разместить в шаблоне базовую структуру формы (постоянный текст).

Вставить поля соответствующего типа (изменяемая часть формы). Для каждого поля задать размер, значение по умолчанию, справочную информацию (если необходимо).

Защитить шаблон формы.

Постоянная неизменяемая часть формы непосредственно вводится с клавиатуры с применением средств форматирования и защищена от редактирования специальными средствами. Изменяемая часть формы создаётся путём вставки полей формы ― специальных объектов, содержащих инструкции, определяющие характер вносимой или отображаемой информации. Информация в изменяемую часть вводится с клавиатуры или путем выбора элементов из заданного списка. Поля форм вставляются в документ при помощи специальных инструментов панели Формы . После формирования структуры и полей формы устанавливается защита, которая разрешает вносить изменения только в поля форм.

В форме применяются следующие т ипы полей:

текстовое поле - это область для ввода символьной информации различного рода ( текста, чисел, дат и т.д.); обычно предусматривают в той форме, в которой пользователь часто вводит какую-либо (символьную или цифровую) информацию.

Чтобы вставить этот тип элемента в вашу форму, выполните те же шаги, что и в других элементах, и создайте необходимые инструкции, чтобы объяснить характер выбора. Затем поместите курсор вправо от одного из элементов, которые должны быть отмечены, и щелкните значок значка в окне флажка.

Затем будет добавлена ​​графическая рамка, которая, когда форма закончена, может быть отмечена щелчком по ней. Повторите процесс в необходимых элементах. Если вам нужен элемент, который позволяет вам включать в себя несколько опций и что пользователь выбирает наиболее подходящий вариант, идеальным является использование раскрывающихся списков параметров. С помощью этих списков вы можете добавить столько же параметров, сколько вам нужно, в том же текстовом поле, чтобы пользователь мог выбрать один из них.

поле со списком - это набор элементов, из которого можно осуществлять выбор щелчком мыши нужного варианта из списка. Первый вариант в списке является вариантом, предлагаемым по умолчанию.

поле-флажок - это прямоугольный значок, который устанавливается или снимается (помечается крестиком) щелчком по нему мыши. Удобно применять, если форма составляется в виде вопросника, предлагающего ответы типа «Да» или «Нет».

Вставьте инструкцию опции, поместите курсор в точку вставки списка параметров и нажмите значок управления контентом в раскрывающемся списке. После добавления этого элемента щелкните значок «Свойства». Теперь добавьте параметры, которые будут показаны в раскрывающемся списке. Нажмите кнопку «Добавить» в окне свойств и введите параметр для отображения. Повторяйте этот процесс, пока не добавите все необходимые параметры. Когда вы закончите, нажмите «ОК».

Когда вы закончите форму, вы можете проверить результат, отключив режим дизайна, чтобы он отображался, как это будет видно пользователю, который должен заполнить его своими данными. Чтобы получить доступ к этим шаблонам, вам просто нужно щелкнуть по меню «Файл» и выбрать опцию «Новый».

Формы Word используются для создания анкет, договоров, деловых форм, бизнес-планов и т.п. Если подготовленный шаблон формы требует доработки, его можно открыть и отредактировать, предварительно сняв защиту. Защита формы позволяет активизировать поля, чтобы они начали реагировать на внешние действия пользователя, и предотвращает его вмешательство в структуру формы.

ЗАДАНИЕ 1. Создать электронную форму по образцу, установить защиту формы и сохранить ее в виде шаблона в списке шаблонов Word .

Технология работы:

Первый этап: Создание шаблона, на основе которого будет создана форма

Запустите текстовый редактор Word . В результате откроется окно приложения с именем по умолчанию Документ1 , в котором отображается пустой текстовый документ.

Это синоним слова «одеяло», формы или вопросника. В настоящее время форма также может быть в электронной форме в Интернете и т.д. Как создать электронную форму? Текстовый редактор позволяет создавать такие типы документов относительно простым способом, вставив элементы управления формой.

Мы можем разделить процесс проектирования всей формы на три этапа. Создание пользовательского документа, добавление элементов управления, блокирование документа. Подготовленные тексты, простое вложение некоторых данных, форматирование частей документа, сопротивление документа против нежелательных действий. В конце статьи вы также найдете видеоурок, который включает в себя процесс создания этого фирменного бланка.

В меню Файл выберите команду Создать . В области Шаблоны , нажмите Мои шаблоны .

В области Создание щелкните кнопку Шаблон и нажмите ОК . В результате в окне приложения откроется документ с именем по умолчанию Шаблон1.

Этот параметр находится в меню «Параметры файла-Настройка ленты», где мы активируем вкладку «Разработчик». На вкладке «Разработчик» вы найдете возможность вставить «Элементы управления». Если мы поместим некоторые из этих элементов управления в документ, мы можем изменить их, переключившись в режим разработки и отображая свойства этого элемента.

Последний шаг - заблокировать документ и отключить любые изменения, за исключением заполнения необходимых полей. Это будет сделано на вкладке «Разработчик» с помощью опции «Ограничить редактирование» и только разрешения «Заполнить форму». Так создается форма, просто помещайте ее в место, где все учителя имеют доступ и могут использовать его.

В меню Файл выберите команду Сохранить как. Убедитесь, что в поле Тип файла указан Шаблон Word (*. dotx ) и доступна папка Шаблоны для размещения в ней документа-шаблона.

В поле Имя файла введите имя шаблона Форма и нажмите кнопку Сохранить . В результате документ-шаблон с именем Форма.dot x будет сохранен в папке Шаблоны и доступен для работы в дальнейшем.

Инструкция состоит из трех частей, первая из них теоретическая, вторая показывает функциональность уже готовой бланковой бумаги, третья часть - свое собственное руководство по созданию. С бумажными формами вы сталкиваетесь на каждом шагу при заполнении заявки на средней школе, когда вы инъекционные налоговую декларацию при подаче заявления на получение визы и т.д. электронной форме аналогичный - если создать учетную запись электронной почты, когда вы покупаете электронный магазин и т.д. все больше и больше форм переходят от бумажной к электронной, но нам придется долгое время встречаться с формой, потому что электронная форма не всегда уместна.

Второй этап: Создание постоянной части формы

В окне текстового редактора Word установите следующие параметры формы (вкладка Разметка страницы ):

верхнее поле ― 1,7 см;

нижнее, левое и правое поля ― 1 см,

Установите размер бумаги:

ширина – 14 см;

высота – 10 см.

Вы также можете использовать электронные формы для получения обратной связи от учеников. Как и во всем обществе и в школах, мы добавим формы в электронном виде, подобные тем, которые мы только что показали. Эта документация архивируется и не поддерживается.

Авторы статьи: Петр Бобек, Алеш Рёжичка. Люди получат желаемые результаты намного быстрее и смогут управлять своими приоритетами и работать с мобильных устройств. Пользователи смогут структурировать и распространять документы внутри организации в стандартизованных форматах документов. Они также смогут использовать новые параметры компоновки данных для подключения и представления информации, хранящейся в корпоративных системах. Вот пять основных улучшений, которые помогают пользователям повысить производительность.

Формы удобно компоновать по сетке таблицы, поэтому вставьте таблицу размером 2 х 8 (вкладка Вставка, Таблица).

Заполните таблицу по образцу (постоянную часть формы), выполните форматирование таблицы:

первая строка с заголовком: шрифт Arial , размер - 12 пт., полужирный, курсив, выравнивание - по центру;

Новые эффективные инструменты редактирования и редактирования для создания профессионально выглядящих документов. Новые инструменты для создания диаграмм и диаграмм, уравнений и ссылок, чтобы помочь пользователям создавать привлекательные документы, не форматируя и не изменяя внешний вид. Быстрые форматирование и предварительный просмотр помогают рабочим быстрее получать результаты. Создание блоков, которые позволяют пользователям составлять документы из часто используемого предопределенного контента, такого как различные уведомления, заявления, кавычки, боковые заметки, титульные страницы и другой контент. Это обеспечит согласованность документов во всей организации, в то время как у пользователей будет меньше работы, потому что им не придется повторно создавать один и тот же контент. Пользователи смогут выявить ключевые тенденции с помощью условного форматирования, что позволит вам визуализировать шаблоны, которые вам нужны графически богатым способом.

последующие строки: шрифт Arial , размер - 11 пт., выравнивание - по левой границе.

Третий этап. Создание изменяемой части формы

Тип - Обычный текст ;

Максимальная длина – без ограничений .

Справочная информация по заполнению формы может отображаться автоматически в строке состояния окна текстового редактора Word после установки защиты формы или только при нажатии клавиши F1 . При этом справочный текст обычно помещается в информационное окно. Установите справочную информацию для полей формы :

Нажмите на кнопку Текст справки .

На вкладке Строка состояния в окне Текст справки напечатайте текст комментария: Введите Ваши фамилию, имя, отчество без сокращений .

Закройте все диалоговые окна.

Аналогично вставьте в строку «Организация» текстовое поле, но без комментария.

В строке «Дата заполнения» выберите текстовое поле. Нажмите на кнопку “ Параметры

Тип - Текущая дата ;

Формат даты - dMMMM yyyy ’г’ .

В строке «Регистрационный номер» вставьте текстовое поле. Нажмите на кнопку “ Параметры ” и установите следующие параметры:

Тип – Число ;

Максимальная длина - три символа .

Установите справочную информацию:

Нажмите на кнопку Текст справки .

На вкладке Клавиша F 1 введите комментарий « Трехзначное число ». После установки защиты формы комментарий можно просмотреть в информационном окне, нажав клавишу F 1 .

В строке «Программа по выбору» вставьте поле со списком. Нажмите на кнопку “ Параметры ” и сформируйте список:

В поле “ Элемент списка” введите первый элемент списка.

Нажмите кнопку Добавить для перехода к следующему элементу списка:

Информационные системы;

Администрирование сетей;

Программирование

Web -дизайн;

Компьютерная графика;

Обработка и монтаж видео.

После формирования списка включите Текст справки и введите комментарий по строке состояния “ Выберите из списка щелчком мыши ”. После установки защиты формы появится список – кнопка со стрелкой.

В строку «Базовая подготовка» вставьте поле-флажок:

Последовательно установите курсор слева от слов “специальная” и “не специальная”, применяя поле-флажок.

Включите после вставки флажка окно Параметры флажка и задайте размер флажка (авто ) и состояние по умолчанию (снят ).

Введите комментарий в строке состояния « Щелкните мышью нужный флажок» .

Вставьте в строку «Дополнительные сведения» текстовое поле по умолчанию. В результате вставки полей и установки их параметров создана изменяемая часть электронной формы.

Четвертый этап. Установка защиты формы и сохранение шаблона документа

Установите защиту для разработанной электронной формы:

На вкладке Рецензирование выберите Ограничить редактирование .

Установите в поле Ограничения на редактирование переключатель « Разрешить только указанный способ редактирования документа » элемент « Ввод данных в поля форм» .

Нажмите кнопку « Включить защиту », не задавая пароль.

Сохраните шаблон созданной формы в предлагаемой папке и закройте шаблон форму. Сохраненный в формате шаблона файл имеет расширение *. dot .

Пятый этап. Создание нового документа (формы) на основе созданного шаблона

Для создания нового документа на основе шаблона выполните:

выберите команду Файл, Создать ;

в области Шаблоны , нажмите Мои шаблоны

В области Создание щелкните кнопку Документ и нажмите ОК .

В результате в окне приложения откроется документ на основе созданного шаблона.

Шестой этап. Заполнение формы

Перемещаясь по таблице в режиме защиты, убедитесь, что курсор устанавливается только в поля формы.

Заполните поля формы своими данными.

Сохраните заполненную форму в своей личной папке.

ЗАДАНИЕ 2. Разработайте и заполните электронную форму «Личная карточка студента». Сохраните форму как шаблон. Вставьте в бланк формы рамку для фотографии. В форму включите следующие данные с параметрами:

Ф.И.О. – текстовый;

Дата рождения – дата;

Пол (муж/жен) – флажок;

Адрес – текстовый;

Специальность – список;

Курс – числовой;

Группа – текстовый;

Увлечение (музыка, спорт, компьютеры и т.д) – флажок.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ:

Как создать форму на основе шаблона?

Какую структуру имеет бланк электронной формы?

Какие типы полей можно использовать в форме?

Каким полем необходимо воспользоваться, чтобы электронная форма отображала текущую дату?

Как установить защиту формы?

В каком случае невозможно редактировать поля формы?

В каком режиме невозможно заполнить форму данными?

Что является аналогом электронной формы?

Цельработы : изучение технологии создания электронных форм для документов по готовому шаблону, а также их заполнение.

При заполнении обычного бланка требуется записать в соответствующих местах текст, проставить в нужных местах крестики, подчеркнуть или зачеркнуть элементы списков и т.п. Редактор Word позволяет создавать электронные формы – аналоги бумажных бланков – и заполнять их непосредственно в окне редактора.

Форма – это документ, в котором есть изменяемые и неизменяемые элементы. Неизменяемые элементы (таблицы, абзацы текста, рисунки и др.) задаются разработчиком формы и недоступны для редактирования в процессе заполнения формы. В виде таких элементов оформляются различные пояснения, таблицы с данными и т.п. Изменяемые элементы – это пустые области, в которые при заполнении формы надо внести данные. Эти элементы формы называются полями .

Поля формы создаются с помощью специальной панели инструментов Формы . Есть три типа полей формы: текстовое поле , флажок и поле со списком .

Задание 1. Необходимо создать шаблон электронной формы и заполнить бланки на основании созданного шаблона электронной формы.

1. Зайдите в меню Файл/Создать , Выберите Шаблоны На моем компьютере , Перейдите на закладку Общие и выберите Новый документ , укажите создать Шаблон (Рис.1).

2. Оформите неизменяемую часть формы. Для этого обычным образом введите текст, таблицы и т.п. согласно рис. 2 (используйте шрифт Times New Roman, 12пт.). Окружите разметку шаблона прямоугольником (кнопка панель инструментов Рисование). Выделите прямоугольник, вызовите контекстное меню и выберите пункт Порядок/Поместить за текстом

3. Добавьте в форму поля. Для добавления полей включите панель инструментов Формы (рис.3).меню Вид/Панели инструментов .

4. Вставьте в шаблон текстовые поля: Заказ , Имя , Адрес и Телефон .

5. У каждого поля есть свойства. Для их просмотра вызовите контекстное меню поля и выберите пункт Свойства (рис.4). Для текстового поля заказ выберите тип - число. Для остальных тип - обычный текст.

6. Добавьте в форму флажок перед словом «Глянцевая»: Установите курсор слева от метки флажка (т.е. перед буквой Г ). На панели Формы нажмите на кнопку флажка .

7. Вызовите окно свойств созданного флажка (рис.5). Поле Размер флажка позволяет задать размер квадратика в форме. Если выбрано значение Авто, то размер квадратика будет совпадать с размером шрифта, который присвоен флажку. В группе Состояние по умолчанию можно указать установку переключателя в начальный момент (т.е. сразу после создания формы по шаблону). В нашей форме флажки должны остаться в состоянии по умолчанию - Снят.

8. Добавьте в шаблон следующие флажки - Матовая, 9x13, 10x15, 13x18 .

9. Добавьте в шаблон формы поле со списком (кнопка на панели Формы ).

10. Заполните список элементами, которые будут предъявляться пользователю при открытии списка. Для чего вызовите окно свойств поля со списком (рис.6).

11. Занесите в список следующие фамилии: Кузнецов , Иванов , Сидоров , Петров . С помощью кнопок Порядок расположите элементы списка по алфавиту.

12. Чтобы активизировать поля формы и защитить ее неизменяемые элементы, надо установить защиту: нажать кнопку на панели Формы . В защищенной форме пользователь может

менять только содержимое полей. Установите защиту своей формы.

13. Сохраните шаблон формы. Выберите команду Файл/Сохранить . Обратите внимание, что Word откроет для сохранения папку Шаблоны , а не Мои документы , как обычно. Войдите в свою рабочую папку и сохраните шаблон пол именем Электронная форма . У вас должна получиться форма как на рис.7.

14. Заполните форму любыми данными согласно. Заполненную форму сохраните в файле как обычный документ. Впоследствии форму в любой момент можно будет открыть и отредактировать.